Dokumente scannen – die vollständige Checkliste

Diese Checkliste begleitet einen Papierstapel vom Schreibtisch bis zur geprüften Ablage. Für normale Schreiben ist sie direkt nutzbar; Urkunden, fragile Vorlagen und Unterlagen mit Aufbewahrungspflicht brauchen eine gesonderte Entscheidung.

1. Vor dem Scannen

• Dokumente nach Format, Zustand und Vertraulichkeit trennen.
• Heft- und Büroklammern vollständig entfernen.
• Geknickte Ecken glätten; klebrige Notizen und kleine Belege separat behandeln.
• Fragile, gebundene oder wertvolle Originale aus dem ADFiBegriff erklären aussortieren.
• Zielordner und eindeutigen Namen für das Scanprofil festlegen.
• Bei einem neuen Gerät zuerst einen Probestapel verwenden.

2. Basisprofil einstellen

• Für normale Dokumente mit 300 PPIiBegriff erklären starten.
• DuplexiBegriff erklären aktivieren, sobald Rückseiten möglich sind.
• Farbe nur nutzen, wenn Markierungen, Stempel oder Farbcodes relevant sind.
• Mehrseitige Schreiben als eine PDF speichern.
• OCRiBegriff erklären in der richtigen Sprache aktivieren.
• Aggressive Hintergrund- oder Leerseitenfilter zuerst an schwierigen Beispielen testen.

3. Jeden Stapel kontrollieren

1. Stimmen erste und letzte Seite?
2. Entspricht die Seitenzahl der Vorlage einschließlich Rückseiten?
3. Sind kleine Schrift, Stempel, Unterschriften und Randnotizen lesbar?
4. Gibt es Schräglauf, Streifen, abgeschnittene Ränder oder doppelt eingezogene Blätter?
5. Findet die Suche einen markanten Begriff aus dem Dokument?

Wenn etwas auffällt, hilft die Fehlerdiagnose für Scanner, bevor der ganze Stapel erneut verarbeitet wird.

4. Benennen und einordnen

• Schema JJJJ-MM-TT_Absender_Dokumenttyp.pdf verwenden.
• Unbekannte Daten nicht erfinden; gegebenenfalls nur Jahr oder „undatiert“ nutzen.
• Eine Hauptdatei bestimmen statt Kopien in Downloads, E-Mail und mehreren Ordnern zu verteilen.
• Unklare Dokumente in einen sichtbaren Bereich „Noch prüfen“ verschieben.
• Sensible Dateien nur für die Personen freigeben, die sie wirklich benötigen.

Die ausführliche Anleitung für Dateinamen und Ordnerstruktur enthält ein kopierbares System.

5. Sichern und Original entscheiden

• Sicherung auf einem getrennten Ziel ausführen.
• Eine zufällige Datei direkt aus der Sicherung öffnen.
• Bei besonders wichtigen Beständen eine Kopie an einem anderen Ort vorsehen.
• Originale mit rechtlicher, persönlicher oder materieller Bedeutung aufbewahren.
• Erst nach erfolgreicher Kontrolle und bewusster Freigabe vernichten.

Fertig bedeutet nicht „gescannt“, sondern vollständig, lesbar, auffindbar und wiederherstellbar.

Für den ersten Durchlauf reicht die praktische Scan-Anleitung. Bei größeren Stapeln führt der Dokumentenscanner-Ratgeber zur passenden Geräteklasse.